Электронная транспортная накладная (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года: новые правила в логистике

➜ Дата публикации: 27 октября 2026

Содержание:

Что такое ЭТрН простыми словами? Это виртуальный аналог бумажной транспортной накладной с эквивалентным смыслом и значением, но с иным содержанием структурой, механизмом формирования и подтверждения.

Тема цифрового формата перевозочной документации стала особенно важна для бизнеса с 1 сентября 2026 года, когда вступил в силу новый закон, обязующий использовать ЭТрН в грузоперевозках.

Разбираем, кому нужен этот документ, кто должен оформлять и подписывать, как устроен обмен через ГИС ЭПД, всегда ли нужно его применять и какие штрафы предусмотрены за ошибки.

ЭТрН – это электронная транспортная накладная, документальная основа, без которой не обходятся автомобильные грузоперевозки по территории РФ. Работать с ней обязаны как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, независимо от объема товарооборота, грузоподъемности автотранспортных средств, задействованных в доставке, и их функциональных особенностей.

Документ играет ключевую роль в доставке. Он удостоверяет факт оказания услуг перевозки, подтверждает права на груз, расходы сторон, фиксирует каждый этап логистики. Также ЭТрН обеспечивает передачу данных в режиме реального времени, дает возможность скорректировать сведения через дополнительные электронные титулы при смене водителя, транспорта или переадресовке.

Форма ЭТрН, как и расшифровка, имеет строгие регламентные рамки. Так, виртуальная транспортная накладная оформляется по стандарту в цифровом виде, визируется электронной подписью, обладает идентичной юридической силой, как и обычная перевозочная документация на бумаге.

ЭТрН формируется, обрабатывается и хранится посредством госинформсистемы ЭПД через уполномоченного оператора. Для ее подписания необходима специальная электронная подпись.

Что такое ЭТрН в грузоперевозках? Это неотъемлемая и важная часть процесса логистики. Она позволяет упрощать документооборот, ускорять его, снижать вероятность ошибок. С цифровой документацией:

• Обеспечивается прозрачность и контроль грузодвижения на всем пути.
• Ускоряются процессы обработки данных и расчетов между контрагентами.
• Экономятся ресурсы на печать, хранение, доставку оформленных бумаг почтовыми и курьерскими службами.
• Гарантирована юридическая защита от фальсификации.
• Упрощается отчетность и налоговый учет.

Для чего же ввели ЭТрН? Это сделали, чтобы сделать логистику эффективнее, надежнее, прозрачнее, оградить бизнес от организационных сложностей. Также данный шаг обусловлен усилением контроля над грузооборотом.

Смысл бумажной и электронной формы транспортной накладной един – подтвердить, заключение договора доставки, передачу груза перевозчику и разграничить расходную часть.

Однако они отличаются по ряду ключевых параметров:

• У электронной версии документа 8 файлов обмена – по четыре обязательных и опциональных, их заполняют и подписывают пошагово на определенном этапе процесса доставки. Цифровой документ един для всех участников логистики, не имеет копий, передается, обрабатывается и хранится виртуально.
• Бумажная ТрН включает двенадцать разделов. Ее визируют при передаче грузов, оформляют по отдельному экземпляру для каждой стороны. Это физическая форма, которую передают через водителя и курьерами, а затем хранят в течение определенного времени.

При этом применять данный документ обязаны все задействованные в перевозке лица – грузоотправитель в рамках автодоставки, перевозчик и грузополучатель. Также, кроме сторон транспортного договора, ЭТрН используют и экспедиторы с операторами ЭДО.

Если ранее перевозочные документы оформлялись участниками в бумажном виде, а цифровой формат был на «факультативных» условиях, то ЭТрН с 1 сентября 2026 стала обязательной.

Эти требования введены, в соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 за номером 140-ФЗ. Теперь все транспортные накладные формируют электронно, а их обработка и передача осуществляется посредством ГИС ЭПД – госинформ системы электронных перевозочных документов.

По умолчанию ЭТрН должна сопровождать любую перевозку. Однако законодательство предусматривает и ряд исключительных случаев. Например, транспортная накладная не нужна ни в цифровом, ни в бумажном варианте, когда:

• Везете собственный груз на транспорте, которым и владеете. Если перемещаете партию сами, то процесс не нужно сопровождать накладными.
• Транспортируете продукцию между складскими площадями внутри компании или между ее филиальной сетью. Однако никто не запрещает составить цифровой документ, чтобы обеспечить контроль передвижения.
• Доставляете заказ покупателю. Но в этом случае доставка не должна фигурировать в качестве отдельной услуги. В противном случае ТрН необходимо оформить.
• Продали товар покупателю, и он сам вывозитего. В данной ситуации также отсутствует договор о транспортировке, а потому формировать ЭТрН закон не обязывает.

Кроме того, действующим Приказом Минтранса от 1 июня 2026 года за номером 262 допустимо «заменить» цифровую форму на бумажный документ:

• Если перевозят продукцию военного, двойного назначения по договору в интересах Минобороны, Министерства Внутренних дел, МЧС, Федеральной службы охраны и иных спецведомств.
• При каботажной доставке, которую выполняет транспортник из страны ЕАЭС.
• В случае, если грузополучателем или же грузоотправителем является иностранная организация, не включенная в госреестр аккредитованных филиалов и представительств на территории РФ.
• Если получателем и отправителем партии является одно и то же лицо.
• Когда перевозят драгоценности, периодические печатные издания, отдельные виды алкогольной продукции, а также ряд спецгрузов из перечня по закону о транспортной безопасности.
• Если вывозят партию в интересах физлиц для бытовых, личных, семейных и прочих некоммерческих целей.
• В процессе перевозки военных отправлений или продукции с двойным назначением при внешнеторговых операциях.

Не использовать цифровую ТрН возможно и при внештатных ситуациях. Допустим, возник техсбой программного обеспечения у участника логистики, и он официально подтверждается госсистемой обнаружения, предупреждения и ликвидации виртуальных атак. Освобождаются от формирования цифровых накладных и лица, которые постоянно находятся в зонах ЧС, КТО, местностях с введенным военным положением. Аналогичное освобождение получают стороны, проживающие в регионах без полноценного доступа в интернет.

Правовым регламентом определено, кто оформляет ЭТрН. Обязанность возложена как на компании, так и предпринимательство, осуществляющее грузоперевозки. При этом не имеет значения ни величина оборота, ни грузоподъемность транспортного средства.

И каждая из сторон выполняет свою роль в процессе составления, заполнения, подписания:

• По умолчанию оформить накладную должен грузоотправитель. Он отражает сведения непосредственно до момента погрузки, подписывает свой титул.
• Перевозчик отвечает за внесение данных в свой титул и его визирование. В отдельных случаях на нем обязанность формирования дополнительных титулов.
• Грузополучатель фиксирует приемку груза, делает отметки о состоянии, подтверждает прием подписью.

Как правильно оформлять электронные транспортные накладные, для кого обязательны, и кто ответственен за подготовку на каждом этапе, определено законом. Однако распределение обязанностей может зависеть от договора. Например, составлять первоначальный электронный титул может и экспедитор или логистическая компания, действующая от лица отправителя. Но ответственность за корректность и достоверность сведений с грузоотправителя не снимается.

Обратите внимание, что законодательство периодически обновляется. Кроме того, могут быть индивидуальными и условия договора. А потому заранее уточните персональные моменты подготовки ЭТрН, кто должен оформлять документ и другие аспекты, чтобы не нарушать установленного регламента и не столкнуться со штрафами.

Порядок формирования цифровой ТрН несколько видоизменяется, когда в логистическом процессе участвует экспедитор, отвечающий за погрузку, сопровождение доставки, выгрузку и оформление документации. Вместо грузоотправителя сведения в первом титуле документа отражает непосредственно агент.

В зависимости от схемы работы с логистической компанией и условий договора транспортно-экспедиционного обслуживания, роль экспедитора в ЭТрН может отличаться. Чаще всего – это два сценария – когда представитель становится грузоотправителем, и когда он не принимает груз во владение:

• Если заказчик на основании экспедиторской расписки передает партию брокеру, тот берет на себя функцию грузовладельца и нанимает транспорт для доставки, либо занимается логистикой сам. В этом случае грузоотправителем числится представитель, а в документе проставляют отметку «является экспедитором», вносят информацию о заказчике и договоре.
• Несколько иной сценарий имеет оформление ЭТрН через экспедитора, если представитель не принимает на себя обязанности грузоотправителя. В этом случае привлеченный логист является только координатором, в документации он не фигурирует в качестве грузоотправителя. Экспедитор не вносит сведения, не подписывает титул цифрового документа.

Есть и разница, кому экспедитор отправляет ЭТрН. В первом варианте транспортная накладная после формирования и подписания представителем поступает в единую электронную систему для обработки. Если экспедитор только лишь координирует доставку, но не имеет прав на груз, ТрН он не касается. Накладной занимается непосредственно заказчик и транспортная компания перевозчик.

Как видим, в вопросе, может ли экспедитор быть грузоотправителем в ЭТрН ответ утвердительный. Но это зависит от индивидуальных условий.

Кроме ЭТрН, оформляются и отдельные экспедиторские бумаги. Они отражают условия сотрудничества, регулируют правоотношения сторон, помогают снизить риски и обеспечить сохранность партии.

ЭТрН и экспедиторская документация не дублирует, а дополняет друг друга, она обладает разным функционалом:

• ТрН заключается между грузоотправителем и перевозчиком, подтверждает факт договорных отношений, обеспечивает их урегулирование. Она сопровождает груз, удостоверяет факт доставки, может использоваться в качестве учетного документа, необходима для передачи данных в ГИС ЭПД. ТрН – это перевозочный документ.
• Экспедиторские бумаги – поручение и расписка, используются между клиентом и экспедитором, отражают условия сотрудничества владельца и посредника. Они являются основанием для работы экспедитора, определяют его обязанности и ответственность. Экспедиторское поручение – это задание на транспортировку.

Оформление ЭТрН – это пошаговый процесс, включающий:

• Подготовку – получите электронную цифровую подпись для руководства и уполномоченных лиц из числа сотрудников, настройте рабочие места с криптопровайдерами и токенами, скачайте мобильное приложение для водителей.
• Подключение к оператору ИС ЭПД – заключите официальный договор с аккредитованной организацией из реестра Минтранса, чтобы компанию внесли в список участников ГИС ЭПД.
• Создание документа – грузоотправителю в личном кабинете оператора необходимо провести заполнение ЭТрН со всеми исходными данными.
• Внесение данных участниками – далее все сведения по цепочке проверяются перевозчиком и грузополучателем при доставке, делаются отметки о соответствии или некорректности данных.
• Подписание – на финальном этапе титул по выдаче груза с внесением времени прибытия заполняется перевозчиком, документ визируется цифровой подписью. После чего перевозка считается состоявшейся.

Таким образом вопрос, как работать с ЭТрН решить не так сложно. Для этого важно соблюдать определенные требования законодательства, опираться на действующий правовой регламент и работать с официальными операторами данных, зарегистрированными в госреестре.

Если типовая бумажная накладная – двусторонняя форма с несколькими разделами, то ЭТрН формируется из цепочки файлов обмена. Это титулы ЭТрН. Для каждого участника грузоперевозки предусмотрен свой титул – это обязательные разделы Т1-Т4 и дополнительные Т5-Т8.

Документ формируется не сразу, а пошагово – по мере выполнения каждого логистического этапа. Пока не завершится предыдущий процесс, и не будет подписан соответствующий раздел ответственным лицом, новый титул остается неактивным. То есть, груз невозможно «поставить» на выгрузку получателю, пока его фактически не загрузят и не перевезут.

Такая взаимоувязка позволяет зафиксировать фактическое выполнение сторонами всех условий перевозки, разграничить ответственность каждого из участников.

Любая цифровая накладная для перевозки содержит обязательные титулы ЭТрН:

• Т1 — обменный файл грузоотправителя. Его формируют первым перед загрузкой. А подписать документ может как отправитель партии, так и уполномоченный экспедитор.
• Т2 — титул перевозчика. Он фиксирует факт приема партии – для этого водитель сверяет информацию из накладной через приложение. Если все соответствует, то подписывает документ, если нет – отмечает расхождения. На основании водительской подписи, ТрН визирует перевозчик, чтобы отправить партию далее по схеме.
• Т3 — обменный файл грузополучателя. При приеме отмечают фактическое время приезда, проверяют количественные и качественные характеристики, состояние упаковки и тары. Если нет претензий, получатель визирует бумагу. А если обнаружены повреждения или другие проблемы, грузополучатель вносит оговорки, а бумагу не подписывает – оформляет возвратную ЭТрН или организует переадресовку.
• Т4 — титул перевозчика. Он удостоверяет выдачу груза. Сначала файл обязан подписать водитель, а затем – перевозчик. С этого момента перевозка считается юридически завершенной.

По правилам обмена ЭПД возможно оформление и дополнительных титулов:

• Если меняют стоимость, то вносят Т5 и Т6. Кто подписывает ЭТрН в этих разделах? Пятый титул заполняет и визирует перевозчик, а грузоотправитель соглашается с указанной суммой подписанием шестого.
• При переадресовке формируют ситуационный титул Т7. В нем указывают обновленный маршрут, а подписать его должен грузоперевозчик.
• Если происходит замена водителя или автотранспорта, обязателен Т8. Его готовит и подписывает также транспортник.

Жесткого регламента, через сколько часов необходимо подписать документ, нет. Однако есть общепринятые сроки подписания ЭТрН. Первый титул визируется при отгрузке и до отправки автомобиля в рейс. Со вторым титулом работают с момента получения данных от отправителя. Когда партию выгрузили, а грузополучатель проверил ее, данный факт также подтверждается его подписью. И на основании этого перевозчиком удостоверяется четвертый титул.

Передача ЭТрН происходит через оператора информационной системы ЭПД, схематично она состоит их нескольких этапов.

Ответственное лицо оформляет документ, подтверждает его и направляет оператору, который:

• Проверяет формат.
• Передает его в ГИС ЭПД, где форме присваивается уникальный идентификатор.

После чего он документ появляется в личном кабинете электронного документооборота у перевозчика и грузополучателя. Также система автоматически формирует QR-код для водителя.

Важно разграничивать роль оператора и самой системы ГИС ЭПД, а также понимать их отличия:

• Оператор – это коммерческая IT-компания, предоставляющая бизнесу интерфейс, в котором создают, подписывают цифровые накладные и обеспечивают их маршрутизацию. Именно через них происходит обмен накладными между всеми интересантами. А сами операторы ЭТрН направляют документ в госсистему.
• ГИС ЭПД является федеральной госструктурой. Это централизованный реестр, принимающий документы от независимых операторов. В системе хранятся все ЭТрН, они доступны не только сторонам, но и контролирующим инстанциям.

ЭТрН в ЭДО требует, чтобы все электронные перевозочные бумаги заверялись усиленной подписью из инфраструктуры Госуслуг. Она может быть квалифицированной и неквалифицированной. Физлица вправе визировать документацию простой электронной подписью.

То есть водитель подписывает накладную ПЭП, а перевозчик – усиленной (УКЭП или УНЭП). Если шофер работает по доверенности, то требуется УНЭП.

Просто переписать готовую транспортную накладную в электронном виде не получится, как бумажный бланк. После формирования она хранится в системе. Даже если удалить форму, она безвозвратно не исчезнет.

Однако можно сделать исправление ЭТрН. И способ корректировки данных будет напрямую зависеть от того, на каком этапе документ, в какие сведения закралась неточность.

Если ошибку совершили до подписания титула, достаточно открыть черновик и скорректировать содержимое.

Если необходимо исправлять данные после визирования, то:

• Для изменения корректируемых реквизитов можно вписать новые сведения. Тогда будет сформирован исправленный титул с соответствующей отметкой.
• Для работы с неизменяемыми реквизитами формируется новая накладная, а прежняя версия остается в системе, но не обрабатывается в рамках действующей сделки.
• Для замены информации о водителе, транспорте, маршруте используются дополнительные титулы Т8 и Т7.

Корректировке не подлежит информация о передаче груза от отправителя и приеме от получателя, отметки перевозчика о приеме товара и о выдаче. И в этих случаях вопрос, как исправить ЭТрН неактуален. Необходима новая форма.

Корректировку данных инициирует то лицо, в чьем титуле есть ошибка. Однако исправление принимается только, когда другая сторона подтвердила этот факт.

К примеру, грузоотправитель правит наименование и адреса, перевозчик может инициировать замену водителя, грузополучатель фиксирует расхождения по количеству или состоянию, а вот реквизиты титула 1 изменить не может.

Оператор не исправляет ошибочные сведения. Но если обнаруживает несоответствие форматно-логического контроля или недействительность подписей, то вправе инициировать корректировку. Причем на изменение дается не более пяти календарных дней.

Неиспользование цифровой ТрН влечет административное наказание для ответственных лиц, создает ощутимые проблемы бизнесу, а также провоцирует внимание контролирующих органов.

Если водитель везет груз без электронной накладной, то ему может грозить штраф в размере 500 рублей за отсутствие необходимой документации. Однако в переходном периоде, в соответствии с инициативой транспортного ведомства, инспектор должен ограничиться устным предупреждением. Такое послабление действует вплоть до 1 марта 2027.

Для экспедитора за непроверку данных о номенклатуре и всей документации, предусмотрено наказание как для граждан, так для юридических и должностных лиц. Он колеблется от 3000 - 5000 до 50 000 - 100 000 рублей. При повторном нарушении ответственность за неоформление ЭТрН и отсутствие иной документации кратно возрастает. Если экспедитор не передает данные в ГИС, то наказывается суммой в пределах 1% - 0,3% прошлогодней выручки, но не меньше полумиллиона. При повторном нарушении – это сумма 1% - 3% от выручки, но не менее миллиона.

Для бизнеса опасен не только штраф за отсутствие ЭТрН. Есть ряд и других негативных последствий. Так, инспекция может:

• Доначислить налог на прибыль, если накладной нет, а транспортные издержки учтены в отчетности.
• Оштрафовать за уклонение от уплаты налогов. А это может достигать двадцати и даже сорока процентов от недоимки, если инспекция усмотрит в этом злой умысел.
• Отказать в вычете НДС по всей сумме транспортировки, потому что налоговая может засомневаться в реальности перевозки и посчитать услугу фиктивной.

Если предприниматель составит ошибочный документ, не сформирует его, затянет с подписанием своего титула или нарушит порядок документооборота, то штрафы за ЭТрН не начислят. Однако возникнут не менее серьезные сложности:

• Задержки. Продукцию могут не загрузить на авто, задержать в пути до выяснения обстоятельств, оставить на складе, не принять у получателя.
• Непредвиденные расходы. Если с партией возникают проблемы на любом этапе доставки, накладную не закрывают, получить оплату за перевозку, либо оплаченный товар невозможно.
• Конфликтные ситуации. На фоне задержек изделий и расчетов, сложностей логистики и, возможно, штрафов, легко потерять делового партнера и возможность работы на товарном рынке.

С начала осени 2026 года для участников логистического процесса цифровой формат перевозочных документов стал основополагающим. Транспортные накладные в электронном виде теперь должны использовать как фирмы, так и предприниматели с любым оборотом и региональной принадлежностью.

Это нововведение вызвало множество вопросов у бизнеса, и главные из них – как работает система ЭТрН, кто и когда обязан оформлять цифровые накладные, можно ли их исправить. И это далеко не весь список.

Чтобы беспрепятственно работать в новых условиях, не нарушать законодательство, обеспечить эффективность бизнеса, важно распределить роли в документообороте, найти аккредитованного оператора услуг и заключить с ним договор для передачи цифровых накладных. Также переход на ЭТрН с 1 сентября требует и правильной организации документооборота как внутри организации, так и между контрагентами.

Кроме того, необходимо регулярно следить за изменениями в правовом регламенте, чтобы не стать злостным правонарушителем по незнанию. С таким взвешенным и комплексным подходом автомобильные перевозки грузов из Китая, а также логистика других направлений будет соответствовать нормам закона, пройдет по графику, без организационных проблем и санкций со стороны контролирующих инстанций.